SAP Business One幫助休明盛世平衡供需關系、提升渠道分銷速度
在國內提到乳制品，消費者首先聯想到的便是以蒙牛和伊利為代表的液體奶系列產品，這些產品因具備安全、衛生、健康、口味多樣、便于攜帶等特點為普羅大眾所喜愛。特別是在經濟較發達和人口文化素質較高的大中小城市，越來越多的個人和家庭形成了喝牛奶的習慣，液體奶的銷量持續保持增長的趨勢。根據權威部門發布的報告顯示：中國乳制品產量和總產值在最近的10年內增長了10倍以上，中國乳品消費在逐步擴大。
在液態奶產品的商業鏈條中，廠家扮演了產品制造商的角色，而把產品輸送向市場的供應鏈環節則由各地區的經銷商承擔，深圳市休明盛世商貿有限責任公司就在扮演這樣的智慧搬運工角色。休明盛世是蒙牛最大的經銷商，負責蒙牛液體奶系列產品在深圳、東莞、惠州城市區域的總經銷，集產品銷售、倉庫和物流為一體,進而實現供貨商、銷售商和客戶之間的對接以及整個交易過程的有機結合。
隨著市場規模的擴大和銷售額的攀升，休明盛世的業務運營管理日趨復雜，突出體現在銷售區域跨度大，每月的銷售計劃和銷售報表提交不及時，產品的采購備貨計劃制作比較粗略，短貨現象時有發生。而在產品的儲運方面，庫存出入庫管理不夠嚴密，期初庫存盤點值和賬面庫存值差額巨大，庫存查詢結果不準確，不能確保供應鏈的高效運轉。此外人工成本、物流配送成本、因意外導致的額外成本也呈現增長趨勢。面對各式各樣的管理問題，休明盛世管理層決定引入SAP Business One管理系統，對休明盛世整體業務流程進行重組和優化，提高企業供應鏈上下游的業務響應速度，打造一個嚴謹、高效、靈活和透明的現代供應鏈管理體系。
選型：適合的才是最好的
ERP選型對休明盛世而言是關系到公司未來發展的一個重要抉擇，休明盛世某位高層管理人員曾說過，“我們需要一個與業務運營模式高度吻合，并且能夠客觀的反映出公司整體業務運營狀態的一個業務管理平臺，而且這個平臺的運行速度要快，產出的數據要準確，基于這樣的理念我們著手整理系統功能需求清單，同時開始考察市場上幾款主流的ERP產品?！?/span>
休明盛世作為傳統的快速消費食品經銷商，其業務管理重點集中在商品供應、商品存儲和商品配送三個環節上：在商品供應端要確保供需平衡，避免發生短貨和壓貨的情況；在產品存儲環節要做到帳物相符，保持高效的庫存管理運作；在物流配送環節要提高商品配送效率，降低物流成本。而從宏觀業務層面上看，管理人員需要獲得及時準確的查詢報表，以便做出及時準確的業務決策。而財務部門則需要制定清晰的財務報表，以便管理層能夠掌握到準確的財務信息，確保企業處在最佳的盈利水平線上。在理清內部的管理需求之后，休明盛世也把選型的目標鎖定在由航辰創新提供的基于SAP Business One的快速消費品行業解決方案上，該方案全面覆蓋了休明盛世的三大核心業務管理環節，具有非常鮮明的休明特色。
解決方案首先從儲運部門著手規范庫存管理，針對不同的業務情形制定了標準的商品出入庫業務操作流程，確保庫存查詢報表的準確度，從而為采購要貨計劃的制定和商品的配送提供準確的依據；其次是規范銷售計劃管理，銷售部需在月初向儲運部提交下月銷售計劃，儲運部根據銷售計劃及安全庫存值來制定向蒙牛的采購要貨計劃，從而確保供需對口；第三，在物流配送環節，由儲運配車人員在調度配車平臺中選取本次配送的銷售訂單，系統根據選擇的銷售訂單自動計算出對應的運費、裝卸費和加點費，并通過選擇車隊、車輛和時間來產生調度派車單，調度派車單可對應多個銷售訂單（一車多點），同一個銷售訂單可以對應多個調度派車單（一點多車），同時配車人員在制作調度派車單時可選擇客戶送貨順序，以配合倉庫管理員安排商品裝車順序；第四，通過SAP系統本身具備的財務業務一體化業務邏輯，解決了財務數據和業務數據不對稱的問題，系統可根據財務人員的自定義選擇自動生成相應的財務報表，使決策層能夠實時掌握公司現金流、利潤、成本及費用開支情況，從而及時調整經營策略；最后，航辰創新還針對下級經銷商返利計算、促銷數量及費用控制提出了合理的解決方案，將休明的整體業務都納入SAP系統進行一體化管理。
“在觀看了航辰創新為我們量身定制的行業解決方案的功能演示之后，我們不敢說航辰創新提供的方案是最優秀的，但我們可以肯定的是在眾多供應商提供的解決方案中，沒有比航辰創新所提供的解決方案更切合我們的了”，休明盛世一位參與選型的管理人員曾回憶說道。
休明盛世于2012年12月與航辰創新簽訂了合作協議，項目于次年2月份開始實施，至8月份系統正式上線。
實施：團結務實、精誠協作、積極應對、適時調整
雖然航辰創新顧問團隊制定了嚴密周詳的項目實施計劃，但是圍繞休明盛世每年高達10個億的銷售額，供應鏈上下游各業務端每天要處理數量龐大的業務單據請求，所面臨的業務場景也是多種多樣，因此在實際的項目實施過程中仍然有許多新情況和新問題需要實施顧問因地制宜來解決。
比如，在制定采購拿貨計劃的時候，由于休明的經銷區域廣泛，下級經銷商和客戶種類繁多，儲運部門需要根據各個分部負責人提交的下月銷售計劃來確定采購拿貨的品類及數量，但是單純以銷售計劃為依據來衡量又不夠全面客觀，因此儲運部建議還需要以歷史的月度銷售額做為參考，綜合多方面因素來確定最終的采購拿貨計劃。對此，航辰創新項目小組經過多方協調和溝通，綜合各方建議并結合多年積累的技術經驗，最終拿出了令客戶滿意的解決方案。
此外，休明盛世還需要根據實際情況對各個區域及賣場進行每日銷售數量的控制，以便確保各區銷售的平穩。在銷售訂單管理方面則需要針對不同的情況設置控制點，比如針對預付款客戶需要規定預付款額度大于下單金額方允許下單，還有針對現金自提方式的下單控制等等，針對客戶在這些細節方面提出的要求和建議，航辰創新項目小組積極與客戶代表進行溝通協商，并根據實際情況對實施計劃進行必要性的調整。針對實施有爭議的環節，航辰創新還另外派出資深高級顧問協助處理，從而確保項目實施順利開展并達成預期目標。
如今休明盛世的SAP系統已成功上線了，回顧整個項目的實施過程，參與實施的顧問還發出感慨：“我們整個項目小組始終團結一心，互助共勉，在項目時間緊迫、工作量大的情況下仍然在預定的時間段內高質量的達成了預期的工作目標，通過這次磨練，我們大家在技術開發和應用實施方面都得到了鍛煉，獲得了增長?！?/span>
另外，負責該項目全面工作的項目總監還說：“項目實施過程對我們實施方而言不僅是在履行一項服務義務，更是在踐行我們對客戶負責的承諾，因此我們在項目實施的過程中始終保持著積極的心態與客戶進行溝通、交流和協商，以認真負責的態度回報客戶對我們的信任，我想這是確保項目成功上線最大的前提和基礎?！?/span>
收益：縮短供應鏈各環節業務響應時間，降低成本，平衡供需關系
現在休明盛世已全面實現了業務流程自動化管理，SAP Business One系統給休明盛世日常運營管理帶來的改善和提升是顯而易見的，突出體現在以下多個方面：
宏觀管理：首先是休明內部的崗位劃分及工作職責更明確了，任一環節出現問題都能及時找到指定的負責人，減少了因職責不明造成的溝通誤差；其次是在規范化的業務流程之下，各業務操作均以單據的形式提交，能夠在最短的時間內收到相關的應答及反饋，提高了大家的工作效率；第三，能夠以項目為單位對工作項目進行追蹤，以銷售交貨為例，從下單、派車、撿配、交貨、驗收這條流程上，每一步都是串聯起來的，增加了部門之間的信息的共享，并且讓問題追蹤變得方便；第四，通過系統可查詢到準確的銷售、財務及庫存情況報表，并能追溯查詢到數據背后的關聯信息，這就提高了管理層的決策效率。
儲運管理：首先是提高了庫存盤點的準確率，深圳9月份期初庫存盤點值和賬面庫存值的總差額約300箱，12月份期初庫存盤點值和賬面庫存值總差額為34箱；其次是提高了物流配送效率，11月份每天配送及時率在90%以上，并且未派車訂單可以很清楚的查到，配送及時率可以查看即時情況，還可以查詢每日未派車訂單；第三，儲運報表更加及時，如庫存可用量查詢、大日期跟進、庫存臺賬等報表可以很明細的得到庫存的可用數量、大日期產品的數量，以及每日庫存出入庫情況。
銷售管理：首先，銷售部可以根據自己的實際需求開立銷售訂單，系統將會根據庫存數據、計劃量及每日數量控制進行核單，如果訂單發生變化在派車前還可以改單；其次，根據系統提供的報表可以及時查詢到訂單處于哪個狀態，加急的單或者免費貨、福利等單可以根據實際情況催促儲運部盡快發貨；第三，客戶賬款收支情況比較明確：現在各分部內勤可以很明確的知道客戶剩余的預收款有多少，還能下多少錢的單，便于催款，也便于公司現金流周轉；第四，客戶的返點能精確到每一個產品，讓返點的計算更加有跡可循，包括返點明細的收支情況都能一目了然。
財務管理：首先，通過系統可對車隊運費、派車數據進行更加精確的統計和核算；其次，可以查詢返點的實時發生情況，以前月初返點需要在每月10號之后才能出，現在能在當月未清訂單完成之后就能返點；第三，產品毛利可以分產品、區域、部門等多維度來看，能及時知道各個維度的利潤情況。
促銷管理：借助系統，一方面可對促銷數量進行控制，另一方面可自動核算促銷金額及費用，特價、買贈或其他促銷方式都能準確的核算出相應的費用，管理人員通過查詢這些數據就可以直觀的判斷促銷活動是否合理，是否達到預期效果。